PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento de Riscos – Parte 2

Finalizando os processos do gerenciamento de riscos, vamos falar nesta postagem dos dois processos restantes desta importante área de conhecimento do gerenciamento de projetos.

Processo: Planejamento de respostas a risco.

Após identificar e fazer a análise qualitativa e quantitativa dos riscos é de extrema importância que a organização planeje as respostas que deverá ter para estes riscos. O processo de planejamento de respostas a risco tem a finalidade de desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Essas ações podem ser antes do risco acontecer ou depois do risco ter se concretizado.

Existem três estratégias de respostas aos riscos que tem impactos negativos e três estratégias de respostas aos riscos que possuem impacto potencialmente positivos. Abaixo descrevemos cada uma delas.

Impactos Negativos

• Prevenir – É a estratégia que busca reduzir a probabilidade ou o impacto do risco a zero.

• Transferir – É a estratégia que faz a passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros, assim como num seguro.

• Mitigar – É a estratégia que busca reduzir a probabilidade e/ou o impacto até um limite aceitável.

Impactos Positivos

• Explorar – É a estratégia que busca garantir que a oportunidade seja concretizada.

• Compartilhar – É a estratégia que faz a atribuição da propriedade para terceiros para que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto.

• Melhorar – É a estratégia que busca aumentar a probabilidade e/ou o impacto dos riscos positivos.

Observação interessante: O PMBOK não considera a estratégia de aceitação de risco, uma vez que não existe resposta quando o projeto apenas aceita que um determinado risco irá acontecer e que seu impacto será absorvido.

Processo: Monitoramento e controle dos riscos.

Este processo é responsável por monitorar e controlar os riscos por meio da identificação, análise e planejamento dos riscos novos que por ventura venham a aparecer no decorrer do andamento do projeto e do acompanhamento e reanálise dos riscos já identificados.

Este processo também faz uma revisão da execução das respostas aos riscos que tenham sido planejadas.

Já ultrapassamos mais da metade dos processos! Estão faltando agora poucas áreas de conhecimento. Vamos continuar a nossa viagem pelo mundo do gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK? Então... Sigam-me os bons!!!

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento de Riscos – Parte 1

Sendo uma área de conhecimento muito importante, o gerenciamento de riscos visa, basicamente, aumentar a probabilidade e o impacto de eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto de eventos adversos. Risco positivo???? é isso mesmo???? Exatamente meus amigos. Para o PMBOK, assim como para outras metodologias/práticas, o risco pode ser positivo. A definição correta, na visão do PMBOK, é a seguinte: o risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto. Desta forma os processos desta área de conhecimento tratam de todos os aspectos relevantes em relação aos riscos que podem vir a acontecer em um projeto, seja ele positivo ou negativo.

Processo: Planejamento do gerenciamento de riscos.

Assim como nos outros processos de planejamento vistos até agora, o planejamento do gerenciamento de riscos tem a função de definir como abordar e executar as atividades de gerenciamento de riscos em um determinado projeto. Um planejamento cuidadoso e explícito aumenta a possibilidade de sucesso dos outros processos desta área de conhecimento.

O plano de gerenciamento de riscos define, entre outros itens, a metodologia a ser usada, as funções/responsabilidades, a orçamentação, as categorias de risco, a definição da escala de probabilidade e impacto dos riscos, a matriz de probabilidade e impacto, os formatos de relatórios, etc.

As figuras abaixo mostram exemplos de categorização de risco (identificadas em uma EAR – Estrutura analítica de riscos), escalas de impacto de um risco e a matriz de probabilidade e impacto respectivamente.

EAR - Estrutura Analítica de Riscos

Escala de Impacto

Processo: Identificação de riscos.

Este processo é responsável por determinar os riscos que podem afetar o projeto e documentar as suas características. O processo de identificação de riscos deve ser feito de forma iterativa e pode se valer de várias formas de informação, como por exemplo: informações históricas, técnica de brainstorming, método de delphi, entrevistas, etc.

A identificação de riscos leva naturalmente à análise qualitativa dos mesmos, apesar de que, alternativamente, pode levar diretamente à análise quantitativa, mas isso só seria aconselhável caso o universo dos riscos fosse bastante limitado.

Processo: Análise qualitativa de riscos.

Este processo permite priorizar quais riscos devem ser tratados inicialmente. É um método subjetivo de priorização de riscos identificados que avalia a prioridade com base na probabilidade de ocorrerem e seu impacto nos objetivos do projeto.

Processo: Análise quantitativa de riscos.

Este processo, por ser mais complicado de executar, deve ser feito com os riscos que foram priorizados pela análise qualitativa de riscos. Utiliza-se de técnicas como simulação de Monte Carlo e análise da árvore de decisão para avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos e identificar os riscos que exigem mais atenção e sua contribuição relativa para o risco total do projeto.

A simulação de Monte Carlo é feita por meio de softwares especializados e deve ser utilizado quando se tem um número maior de riscos e o efeito deles é cumulativo. Já a árvore de decisão deve ser utilizada quando se tem poucos riscos e se deseja tomar uma decisão específica.

Como já é de costume, para não deixarmos publicações muito extensas, daremos continuidade ao gerenciamento de riscos na próxima postagem...

Vamos juntos?

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento da Qualidade

O gerenciamento da qualidade é formado pelos processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. É importante salientar que a qualidade não é vista apenas sob a ótica do produto ou serviço produzido pelo projeto. Ela também aborda a qualidade dos processos que fizeram com que o projeto chegasse a um final.

Processo: Planejamento da qualidade.

Este primeiro processo do gerenciamento da qualidade é responsável por identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. Esta identificação pode ser feita por meio de uma ferramenta bastante famosa no meio dos projetos, o Benchmarking. Esta ferramenta permite comparar a sua organização com outras organizações e assim determinar quais serão os padrões de qualidade que deverão ser definidos e atendidos.

Não deixe de perceber uma grande máxima: qualidade é planejada, projetada e incorporada e não apenas inspecionada. O que isso quer dizer? Qualidade não é feita apenas no final da cadeia produtiva, quando o produto ou serviço é entregue, é algo que deve ser cuidada em toda as fases do ciclo de vida do projeto.

Processo: Realizar a garantia da qualidade.

Este processo busca a aplicação de atividades planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender aos requisitos acordados. Como se pode observar, o foco aqui é nos processos, ou seja, não estamos verificando se o produto/serviço final está de acordo com os requisitos, na verdade o que se quer, neste processo é garantir que tudo será feito para que o produto ou serviço seja feito de acordo com o que foi requisitado.

Processo: Realizar o controle da qualidade.

Feito normalmente por amostragem, este processo tem o foco no produto ou serviço realizado pelo projeto. É responsável por monitorar os resultados específicos para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade. A equipe de controle de qualidade deve ter um conhecimento prático de controle estatístico da qualidade, especialmente de amostragem e probabilidade, para ajudar a avaliar as saídas do processo. Uma ferramenta muito utilizada é a técnica de Paretto ou, como também é conhecida, regra 80/20.

Continuaremos a nossa viagem pelos processos do gerenciamento de projetos na próxima postagem. Não desanimem!!!

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento de Custos

Finalizando os componentes da tríplice restrição, nesta postagem estaremos tratando da área de conhecimento chamada de gerenciamento de custos. Esta área possui os processos necessários para que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. É interessante notar que, para o PMBOK, o gerenciamento de custos trata principalmente dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades, ou seja, dos custos referentes aos recursos alocados nas mesmas. Desta forma, se um empregado estiver de greve, por exemplo, o seu salário não conta como custo do projeto durante o período de greve, uma vez que neste período o empregado em questão não estava realmente alocado em uma determinada atividade do projeto.

Processo: Estimativa de custos.

Processo responsável pelo desenvolvimento de uma estimativa inicial, como o próprio nome do processo sugere, dos custos referentes aos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. É importante lembrar que nesta estimativa deve ser levado em consideração as possíveis causas de variações nos custos, inclusive os riscos inerentes à atividade sendo estimada.

Assim como no gerenciamento do tempo, a estimativa de custos deve ser refinada com o caminhar do projeto. Também como na estimativa do prazo das atividades, a estimativa dos custos pode ser análoga ou paramétrica.

Processo: Orçamentação.

Como o próprio nome do processo já diz, é o responsável pela elaboração do orçamento do projeto. As estimativas de custos são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho. Este processo representa a agregação dos custos estimados de atividades ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos para a medição do desempenho do projeto.

Processo: Controle de custos.

O processo de controle do custo faz parte do controle integrado de mudanças, já discutido nos processos do gerenciamento integrado. O controle de custos do projeto inclui, entre outros objetivos, o controle dos fatores que criam mudanças nos custos, a monitoração das mudanças reais quando e conforme ocorram e o monitoramento do desempenho dos custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base. Este último objetivo é realizado por meio da análise do valor agregado.

A análise do valor agregado é uma técnica que utiliza a linha de base dos custos para avaliar o andamento do projeto e a extensão das variações de escopo, tempo e custo. Tem como base as seguintes medidas:

Valor Agregado (VA) → Custo orçado para o trabalho realmente terminado até o momento da análise. Avalia o escopo, ou seja, o quanto o projeto acha que o valor das atividades realizadas valem.
Valor Planejado (VP) → Custo orçado do trabalho agendado a ser terminado no momento que está sendo realizado a análise. Avalia o tempo, o que foi agendado para ser executado até um determinado momento.
Custo Real (CR) → Custo total incorrido na realização do trabalho até o momento da análise.

A partir das medidas descritas acima, pode-se analisar o andamento do projeto. Esta análise é feita por meio das seguintes medidas derivadas:

Variação de Custos (VC = VA – CR)
Variação de Prazos (V. Prazos = VA – VP)
Índice de Desempenho de Custos (IDC = VA/CR)
Índice de Desempenho dos Prazos (IDP = VA/VP)
Progresso Geral do Projeto (Prog. Geral = VA/Orçamento total)

O gráfico abaixo mostra um exemplo da análise do valor agregado plotada em duas dimensões. As siglas estão em inglês. Abaixo coloco a legenda para melhor identificação das medidas.



BCWP = VA
ACWP = CR
BCWS = VP
EAC = Estimativa no término (Previsão do cisto real ao final do projeto, com base no IDC).
VAC = Variação no término (Diferença entre o custo real ao final do projeto e o orçamento inicial).
BAC = Orçamento no término (Previsão inicial de custo total do projeto).

Continuaremos a nossa viagem pelos processos do gerenciamento de projetos na próxima postagem. Sigam-me os bons!!!