PMBOK - Coffee Break 2 – Eleições e Amenidades

Após a revisão de todos os processos do PMBOK e antes de colocarmos as diferenças básicas entre a 4a e a 3a edição, vamos fazer mais um coffee break, que ninguém é de ferro!!! Nesta postagem estaremos falando, entre outros, do tema principal pós Copa do Mundo, as eleições.

• Eleições 1 – Tiririca no poder...

Pois é, não é que o povo do estado mais rico do Brasil conseguiu eleger Tiririca como deputado federal? Nada contra a pessoa do Tiririca, mas acho que apesar de termos a impressão, em certas ocasiões, que o nosso congresso é um verdadeiro circo, temos que ter limite para não desmoralizarmos de vez as instituições democráticas que regem o nosso país... Deus nos salve!!!

• Eleições 2 – Democracia teen.

Como que por mágica nos pegamos discutindo com amigos, familiares e colegas de trabalho sobre política e soluções para um Brasil melhor. Quem dera o brasileiro (eu inclusive!) tivesse esse interesse todo durante o mandato daqueles que colocamos no poder. Nossa democracia está na puberdade e precisa amadurecer muito ainda...

• Eleições 3 – O que é isso????

Me desculpem os eleitores da Weslian, aqui no DF, mas aquela senhora não tem condição de administrar nem a própria casa, que dirá concorrer a qualquer cargo público (ainda mais governadora!!!). Do lado dela Tiririca parece Albert Einstein... Pense...

• Piadinha feita por Português...

Joaquim:
- Manoel, sabes a última do Brasil?
Manuel:
- Não o pá...
Joaquim:
- Lá você pode votar com qualquer documento, exceto o título de eleitor.
Manuel:
- Estás brincando!!?

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento das Aquisições

Após uma longa jornada, chegamos a última área de conhecimento, o gerenciamento das aquisições. Esta área de conhecimento é a responsável por gerenciar os outros recursos que não sejam pessoas ou informações. O gerenciamento das aquisições é composto pelos processos que compram ou adquirem produtos, serviços e/ou resultados e pelos processos que fazem o gerenciamento dos contratos firmados. A seguir exploraremos cada um desses processos.

Processo: Planejar compras e aquisições.

Este processo busca identificar quais, dentre as necessidades do projeto, podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados.

Perguntinha de vestibular... Quem viria primeiro, compras ou contratações? Na verdade existe uma ordem cronológica entre as compras e contratações, segundo o PMBOK. O primeiro trata das questões estratégicas e o segundo diz respeito as questões operacionais. Por isso, antes das contratações, o projeto deve se preocupar com o que comprar.

Os demais processos do gerenciamento das aquisições serão executados para cada item a ser comprado ou adquirido.

Processo: Planejar contratações.

Este processo tem uma visão mais operacional. Ele é responsável por preparar a documentação necessária para dar suporte a outros dois processos: solicitar repostas de fornecedores e selecionar fornecedores. É importante lembrar que a complexidade e o nível de detalhes dos documentados devem estar de acordo com o valor da compra planejada, os riscos associados a ela e as questões legais referentes à compra ou aquisição de produtos e serviços.

Processo: Solicitar respostas de fornecedores.

É o processo responsável por obter respostas, como cotações e propostas, de possíveis fornecedores sobre como os requisitos do projeto podem ser alcançados. Trocando em miúdos e colocando dentro da realidade brasileira, este processo seria o responsável por publicar o edital de compra e receber as propostas. Simples assim...

Processo: Selecionar fornecedores.

Este processo recebe cotações ou propostas e conforme critério anteriormente definido (menor preço, melhor técnica, técnica e preço, etc) seleciona um ou mais fornecedores que sejam qualificados. Colocando no nosso mundo tupiniquim seria o processo responsável pela adjudicação e contratação do fornecedor.

Processo: Administração de contrato.

Este processo garante que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos contratuais. Além disso controla o comprador para que o mesmo atue de acordo com os termos do contrato.

Um fator importante para o projeto é garantir que a natureza legal da relação contratual seja respeitada e que a equipe de gerenciamento do projeto esteja a par das implicações legais das ações tomadas durante a administração de qualquer contrato.

Processo: Encerramento do contrato.

Este processo dá suporte a outro processo visto no gerenciamento de integração, o processo de encerramento do projeto. Ele é responsável por confirmar que o trabalho ou produto contratado foi entregue conforme acordado além de registrar e arquivar as informações pertinentes ao contrato.

A rescisão de um contrato é um caso especial de encerramento do contrato e pode resultar de um acordo mútuo entre as parte ou descumprimento das obrigações de uma das partes.

Bem amigos, como diria Galvão Bueno... Com esta postagem finalizamos a longa e interessante viagem pelos processos do PMBOK. Para finalizar este tema e partirmos para outro tema referente à gestão inteligente de TI, falaremos um pouco das diferenças entre a 3a edição, descrita por nós, e a 4a edição que está começando a ser utilizada nas organizações.

Este é um marco importante para o nosso blog e acredito que os leitores puderam ter uma visão geral e completa deste mundo chamado gerenciamento de projetos.

Sigam-me os bons!!!!

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento das Comunicações

Como dito na postagem anterior, se levarmos em consideração que gerenciar projetos é, na verdade, coordenar e gerenciar pessoas para atingirem um determinado objetivo comum, então, fazer com que o fluxo das informações flua de forma eficiente, no tempo correto e para as pessoas certas, é fator crítico de sucesso para que o projeto alcance os seus objetivos. O gerenciamento das comunicações é composto por processos que se preocupam em gerar, coletar, disseminar, armazenar e fazer com que as informações tenham a destinação correta, de forma oportuna e adequada. A seguir detalharemos cada um desses processos.

Processo: Planejamento das comunicações.

Este processo é responsável por determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas. É responsável, também, pela identificação do método como se dará a comunicação dentro do projeto e pela elaboração do plano de gerenciamento das comunicações. Este plano fornece algumas informações importantes, como por exemplo: os requisitos de comunicação das partes interessadas; as informações que serão comunicadas, inclusive o formato, o conteúdo e o nível de detalhe; a pessoa responsável pela comunicação; as pessoas ou grupo de pessoas que irão receber as informações, a frequência da comunicação e os métodos ou tecnologias usadas para transmitir as informações (e-mail, memorando, cartas internas, etc).

Processo: Distribuição das informações.

Este processo busca colocar as informações à disposição das partes interessadas no momento oportuno e de acordo com o que foi definido no plano de gerenciamento das comunicações. É importante salientar que este processo não está preocupado em processar as informações e gerar relatórios consolidados, ele apenas faz com que as informações, uma a uma, cheguem a quem é de direito. Poderíamos resumir este processo na seguinte frase: é o processo responsável por fazer a informação circular pelo projeto durante a sua execução. Não podemos deixar de mencionar a possibilidade de surgirem solicitações de informações não previstas. Nestes casos , este processo também será o responsável por resolver o problema.

Processo: Relatório de desempenho.

Diferentemente do processo anterior, este processo faz a coleta dos dados de linha de base e distribui as informações de forma consolidada sobre o desempenho do projeto para as partes interessadas. O relatório de desempenho normalmente reflete uma comparação entre o que foi planejado e o que está sendo executado até o momento. É comum também vermos, neste relatório, as análises de valor agregado, que falamos nas postagens referentes aos processos de gerenciamento de custos.

Não existe uma receita de bolo para se gerar os relatórios de desempenho, depende da necessidade de informação identificada em cada projeto e em cada organização. Há alguns casos em que se exige que os relatórios de desempenho também tragam informações sobre riscos e aquisições, ele também pode ser feito de forma abrangente ou com base nas exceções. Enfim, a necessidade é quem vai determinar como os relatórios de desempenho serão montados e passados para as partes interessadas.

Processo: Gerenciar as partes interessadas.

Este processo trata, basicamente, do gerenciamento ativo das partes interessadas. Gerenciamento ativo significa satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. Este processo é importante porque pode reduzir de forma significativa a probabilidade do projeto se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas, além de aumentar a capacidade das pessoas trabalharem em sinergia.

Na próxima postagem estaremos analisando os processos da última área de conhecimento que nos resta verificar. Vamos juntos?

PMBOK – Áreas de Conhecimento – Gerenciamento de Recursos Humanos

Apesar da série “O exterminador do futuro” tentar passar a imagem de que um mundo controlado apenas pelas máquinas seria possível, a verdade é que, hoje em dia pelo menos, sem pessoas, nada pode ser feito!!! Tendo isso como verdade, a área de conhecimento chamada de gerenciamento de recursos humanos trata dos processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Há quem diga que gerenciar projetos é na verdade, coordenar e gerenciar pessoas para atingirem um determinado objetivo comum.

Processo: Planejamento dos recursos humanos.

Este processo é responsável por determinar os papéis, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, além de criar o plano de gerenciamento de pessoal. A atribuição de responsabilidades pode ser feita para pessoas ou grupos que por sua vez podem ser internos ou externos à organização que executa o projeto.

Processo: Contratar ou mobilizar a equipe do projeto.

O objetivo principal do processo de contratar ou mobilizar a equipe do projeto é obter os recursos humanos necessários para terminar o projeto, ou seja, as pessoas necessárias para fazer o que foi estimado.

Este processo é vital para o projeto, porque pode ser que a equipe de gerenciamento não tenha controle sobre os membros da equipe selecionados para o projeto (lembram-se dos tipos de organizações onde ocorrem os projetos?). O “recrutamento” dos membros da equipe do projeto deve levar em consideração aquilo que foi planejado em termos de papéis, disponibilidade, capacidades, etc.

Processo: Desenvolver a equipe do projeto.

Este processo visa melhorar as competências e a interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto por meio de treinamentos, capacitações e trabalhos que busquem o aumento da sinergia da equipe, ou seja, trabalhos que busquem aprimorar os sentimentos de confiança e coesão.

Pode parecer menos importante, mas lembrem-se que lidar com pessoas já é difícil, se elas estiverem desmotivadas é ainda pior. Da mesma forma uma equipe motivada e coesa tende a gerar resultados maiores que o somatório dos trabalhos individuais de cada um.

Processo: Gerenciar a equipe do projeto.

Este último processo do gerenciamento de recursos humanos tem o objetivo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe do projeto, fornecendo feedbacks, resolvendo problemas e gerenciando possíveis mudanças com intuito de melhorar o desempenho.

Este processo pode gerar grandes conflitos quando um projeto é realizado em uma organização matricial balanceada e os membros da equipe respondem ao chefe hierárquico e ao líder do projeto.

Finalizado os processos do gerenciamento de recursos humanos, faltam agora apenas os processos do gerenciamento de comunicações e de aquisições. Tem sido uma longa, mas com certeza, muito proveitosa viagem!!!