Como dito na postagem anterior, se levarmos em consideração que gerenciar projetos é, na verdade, coordenar e gerenciar pessoas para atingirem um determinado objetivo comum, então, fazer com que o fluxo das informações flua de forma eficiente, no tempo correto e para as pessoas certas, é fator crítico de sucesso para que o projeto alcance os seus objetivos. O gerenciamento das comunicações é composto por processos que se preocupam em gerar, coletar, disseminar, armazenar e fazer com que as informações tenham a destinação correta, de forma oportuna e adequada. A seguir detalharemos cada um desses processos.
Processo: Planejamento das comunicações.
Este processo é responsável por determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas. É responsável, também, pela identificação do método como se dará a comunicação dentro do projeto e pela elaboração do plano de gerenciamento das comunicações. Este plano fornece algumas informações importantes, como por exemplo: os requisitos de comunicação das partes interessadas; as informações que serão comunicadas, inclusive o formato, o conteúdo e o nível de detalhe; a pessoa responsável pela comunicação; as pessoas ou grupo de pessoas que irão receber as informações, a frequência da comunicação e os métodos ou tecnologias usadas para transmitir as informações (e-mail, memorando, cartas internas, etc).
Processo: Distribuição das informações.
Este processo busca colocar as informações à disposição das partes interessadas no momento oportuno e de acordo com o que foi definido no plano de gerenciamento das comunicações. É importante salientar que este processo não está preocupado em processar as informações e gerar relatórios consolidados, ele apenas faz com que as informações, uma a uma, cheguem a quem é de direito. Poderíamos resumir este processo na seguinte frase: é o processo responsável por fazer a informação circular pelo projeto durante a sua execução. Não podemos deixar de mencionar a possibilidade de surgirem solicitações de informações não previstas. Nestes casos , este processo também será o responsável por resolver o problema.
Processo: Relatório de desempenho.
Diferentemente do processo anterior, este processo faz a coleta dos dados de linha de base e distribui as informações de forma consolidada sobre o desempenho do projeto para as partes interessadas. O relatório de desempenho normalmente reflete uma comparação entre o que foi planejado e o que está sendo executado até o momento. É comum também vermos, neste relatório, as análises de valor agregado, que falamos nas postagens referentes aos processos de gerenciamento de custos.
Não existe uma receita de bolo para se gerar os relatórios de desempenho, depende da necessidade de informação identificada em cada projeto e em cada organização. Há alguns casos em que se exige que os relatórios de desempenho também tragam informações sobre riscos e aquisições, ele também pode ser feito de forma abrangente ou com base nas exceções. Enfim, a necessidade é quem vai determinar como os relatórios de desempenho serão montados e passados para as partes interessadas.
Processo: Gerenciar as partes interessadas.
Este processo trata, basicamente, do gerenciamento ativo das partes interessadas. Gerenciamento ativo significa satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. Este processo é importante porque pode reduzir de forma significativa a probabilidade do projeto se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas, além de aumentar a capacidade das pessoas trabalharem em sinergia.
Na próxima postagem estaremos analisando os processos da última área de conhecimento que nos resta verificar. Vamos juntos?
Processo: Planejamento das comunicações.
Este processo é responsável por determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas. É responsável, também, pela identificação do método como se dará a comunicação dentro do projeto e pela elaboração do plano de gerenciamento das comunicações. Este plano fornece algumas informações importantes, como por exemplo: os requisitos de comunicação das partes interessadas; as informações que serão comunicadas, inclusive o formato, o conteúdo e o nível de detalhe; a pessoa responsável pela comunicação; as pessoas ou grupo de pessoas que irão receber as informações, a frequência da comunicação e os métodos ou tecnologias usadas para transmitir as informações (e-mail, memorando, cartas internas, etc).
Processo: Distribuição das informações.
Este processo busca colocar as informações à disposição das partes interessadas no momento oportuno e de acordo com o que foi definido no plano de gerenciamento das comunicações. É importante salientar que este processo não está preocupado em processar as informações e gerar relatórios consolidados, ele apenas faz com que as informações, uma a uma, cheguem a quem é de direito. Poderíamos resumir este processo na seguinte frase: é o processo responsável por fazer a informação circular pelo projeto durante a sua execução. Não podemos deixar de mencionar a possibilidade de surgirem solicitações de informações não previstas. Nestes casos , este processo também será o responsável por resolver o problema.
Processo: Relatório de desempenho.
Diferentemente do processo anterior, este processo faz a coleta dos dados de linha de base e distribui as informações de forma consolidada sobre o desempenho do projeto para as partes interessadas. O relatório de desempenho normalmente reflete uma comparação entre o que foi planejado e o que está sendo executado até o momento. É comum também vermos, neste relatório, as análises de valor agregado, que falamos nas postagens referentes aos processos de gerenciamento de custos.
Não existe uma receita de bolo para se gerar os relatórios de desempenho, depende da necessidade de informação identificada em cada projeto e em cada organização. Há alguns casos em que se exige que os relatórios de desempenho também tragam informações sobre riscos e aquisições, ele também pode ser feito de forma abrangente ou com base nas exceções. Enfim, a necessidade é quem vai determinar como os relatórios de desempenho serão montados e passados para as partes interessadas.
Processo: Gerenciar as partes interessadas.
Este processo trata, basicamente, do gerenciamento ativo das partes interessadas. Gerenciamento ativo significa satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. Este processo é importante porque pode reduzir de forma significativa a probabilidade do projeto se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas, além de aumentar a capacidade das pessoas trabalharem em sinergia.
Na próxima postagem estaremos analisando os processos da última área de conhecimento que nos resta verificar. Vamos juntos?
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